Każdy z nas spotyka się z sytuacją, gdy po prostu “nie ogarnia” ogromu rzeczy, którymi się otacza. Wiecznie zagubione klucze, bałagan w kuchni, szukanie śrubokrętu lub karteczki z numerem telefonu, którą gdzieś-tutaj-położyłem.

Codziennie marnujemy od kilku minut nawet do kilku godzin na kompletnie bezsensowne przedzieranie się przez rzeczy, które posiadamy. Jednym z rozwiązań tych problemów jest wyzbycie się większości rzeczy, jednak tzw. minimalizm jest wyjściem raczej ekstremalnym. Nie każdy jest w stanie pozbyć się pamiątek i rzeczy, które kiedyś na pewno “się przydadzą”. Dlatego propozycją, którą warto rozważyć jest niezwykle prosty sposób organizacji zaczerpnięty z japońskich systemów organizacji produkcji. Brzmi poważnie? Może tak, ale to niezwykle proste. Wystarczy zrobić kilka kroków.

Mądrość z japońskich fabryk

Można się spierać, kto jest obecnie największym producentem samochodów na świecie. Niektórzy wskażą koncern Volkswagena, inni amerykańskie General Motors, z kolei inni wycelują palcem w stronę kraju kwitnącej wiśni i pochodzące stamtąd Toyoty. Tak naprawdę spory są nieważne. Ranking zmienia się co roku, może być też różnie obliczany – na podstawie dochodu, ilości wyprodukowanych samochodów, ilości sprzedanych, itd. Jakkolwiek by na to nie spojrzeć to widać, że pozycja Toyoty w czołówce jest niepodważalna. Toyota zawdzięcza to swojej niepowtarzalnej kulturze organizacyjnej i całej masie użytecznych “narzędzi”, którymi się posługuje, aby optymalizować swoją produkcję. Nie mówimy tu jednak o narzędziach fizycznych, nie są to żadne wymyślne roboty, oprogramowanie lub magiczne elektronarzędzia. Chodzi o narzędzia organizacyjne, wspierające produktywność i zarządzanie każdego elementu ich fabryki. Na tym polega przewaga Japończyków nad ich konkurentami. Ktoś mógłby zapytać – co to za przewaga, jeśli Niemcy lub Amerykanie radzą sobie równie dobrze. Otóż to – oni również korzystają z systemów organizacji pracy rozwijanych przez lata w Toyocie, bo japoński koncern nie robi z nich żadnej tajemnicy. Wręcz przeciwnie, książki opisujące “Toyota Way” lub “System Produkcyjny Toyoty” są ogólnie dostępne i rozchodzą się po świecie w milionach egzemplarzy. Zasady opisane i wdrożone przez Toyotę są na tyle uniwersalne i proste, że zastosować je może każdy. Warto skorzystać z nich także w prywatnym życiu.

5S – pięć kroków do perfekcyjnej organizacji

Pora na rozszyfrowanie tajemniczego skrótu. System składa się z pięciu kroków, które wykonane w odpowiedniej kolejności pozwolą na trwałe uporządkowanie stanowiska pracy, ale także innych miejsc – na przykład naszego mieszkania. Każde “S” pochodzi od japońskich nazw poszczególnych kroków, ale bez trudu można znaleźć także angielskie i polskie słowa opisujące te kroki.

Pierwsze “S” to japońskie Seiri , angielskie sort lub separate, a po polsku selekcja.

Drugie “S” to japońskie Seiton, angielskie set in order, a po polsku systematyka.

Trzecie “S” to japońskie Seiso, angielskie shine, a po polsku sprzątanie.

Czwarte “S” to japońskie Seiketsu, angielskie standardize, a po polsku standaryzacja.

Piąte “S” to japońskie Shitsuke, angielskie self-discipline, a po polsku samodyscyplina.

Pierwsze trzy pozwalają “ogarnąć”, czyli doprowadzić dane miejsce do pożądanego stanu, dwa następne “S” pozwalają utrzymać ten stan. Ale po kolei…

Łatwo powiedzieć, trudniej… nie, nie – zrobić też łatwo!

Jeżeli system nadal wygląda na skomplikowany, to omówię teraz poszczególne kroki na tzw. “przykładach z życia”.

Rozpoczynamy od selekcji, czyli oddzielenia rzeczy potrzebnych od niepotrzebnych. Zawsze tak jest, że w naszych szafach zalegają rzeczy, których nigdy już nie założymy (z powodu mody lub dodatkowych kilogramów). Należy się ich pozbyć – oddać komuś, sprzedać, wyrzucić. To dotyczy całej masy rzeczy, które gromadzimy latami, upychając je coraz bardziej w każdym zakamarku naszego mieszkania. Nie miejmy litości dla rachunku telefonicznego sprzed sześciu lat, pudełka puzzli, w którym brakuje kilku elementów, starej kłódki, do której zgubiliśmy klucz dwa lata temu. Nagle okaże się, że po pozbyciu się tych śmieci, wygospodarowaliśmy sporo wolnego miejsca.

Kolejny krok to systematyka – a dokładniej “stworzenie systemu składowania” lub też “odpowiednie ułożenie” tego co zostało po pierwszym kroku. Ważne, aby na tym etapie przyjąć kryterium częstotliwości użytkowania danego przedmiotu. I tak – długopis, którego używamy codziennie będzie miał swoje miejsce w górnej szufladzie biurka, ale już śpiwór, który używamy tylko w wakacje nie musi zabierać nam miejsca w szafie z codziennymi ubraniami, można go przenieść np. do garażu lub komórki. Na tym etapie zastanówmy się też czy ilość rzeczy jest odpowiednia – jeden lub dwa długopisy w szufladzie są OK, ale jeśli jest ich tam czterdzieści, to jest to już raczej bałagan.

Sprzątanie wydaje się najprostsze, więc nie wymaga dodatkowego komentarza. Jednak to dobry moment aby pokazać, dlaczego kolejność czynności jest istotna, bo po wykonaniu pierwszych kroków, mamy znacznie mniej do sprzątania.

Standaryzacja jest dość trudna, ale pozwala “zautomatyzować” pewne czynności, dzięki czemu nie musimy o nich intensywnie myśleć i planować ich wykonania. Na przykład jeżeli ustalimy sobie, że w każdy czwartek myjemy toaletę, to po jakimś czasie będziemy mieli już nawyk robienia tego w ten właśnie dzień. Możemy ustalić kto, co i kiedy robi z obowiązków domowych, aby za każdym razem nie trzeba było negocjować i ustalać tego od nowa.

Samodyscyplina jest najtrudniejsza, bo zwykle o nią rozbijają się wszystkie nasze noworoczne postanowienia i plany. Jednak znacznie łatwiej odłożyć klucz na miejsce jeśli to miejsce jest wyznaczone i to w dodatku wyznaczone tak, że nie wymaga specjalnego wysiłku, żeby się tego trzymać – np. przy drzwiach wyjściowych. W tym właśnie pomaga metoda 5S. Dlatego dopiero po wdrożeniu poprzednich kroków samodyscyplina staje się łatwiejsza do zachowania.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here